Tietoiskuseminaarit ovat yritysten ja julkishallinnon it-asiantuntijoille suunnattuja tapahtumia, joita järjestetään vuosittain eri paikkakunnilla. Viime vuonna Turussa tapahtuma keräsi toukokuussa Logomoon lähes 500 seminaarivierasta ja syksyllä Kangasala-talolle sekä Areena Ouluun molempiin n. 250 osallistujaa.
Tapahtumallisella on ollut näpit vahvasti pelissä, sillä oikeastaan kaikki tapahtuman järjestelylangat ovat olleet hyppysissämme alkumetreiltä lähtien.
”Viime vuotista Turun tapahtumaa valmisteltiin koko alkuvuosi. Edellisvuoden lopulla kävimme jo asioita läpi ja vuoden alusta aloitimme tuotantotyön. Meidän hallinnassamme on ollut tapahtuman kokonaistuotanto. Tietokeskus vastasi tietysti ohjelmasisällöstä, koska heidän asiantuntijansa tuntevat alan parhaiten. Meidän vastuullamme oli tapahtuman visuaalinen ja tuotannollinen puoli ja koordinointi”, Tapahtumallisen Key account manager Pauliina kertoo.
Tietokeskus toimii it-alan laitteiden, ratkaisujen ja sovellusten jälleenmyyjänä ja tarjoaa asiakkailleen myös tukipalveluita, asennusta ja konsultointipalveluita. Tapahtumallinen ja Tietokeskus yhdistivät voimansa vuonna 2018, kun olimme ensi kertaa vastuussa Tietoiskuseminaarien tuotannoista Turussa, Oulussa ja Tampereella.
Tänäkin vuonna teemme pääosin kaikki Tietokeskuksen tapahtumat.
”Se on meille tosi merkityksellinen juttu ja mahtava osoitus luottamuksesta. Tietokeskuksesta ja meistä on tullut vähän kuin perhe. Vaikka teemme isoja tapahtumia ja tapahtumasarjoja, tekeminen on silti todella helppoa. Työskentelemme hyvin yhteen ja yhteistyö on rehellistä, suoraa ja reilua molemmin puolin”, Pauliina iloitsee.
Pari vuotta sitten Tietokeskus etsi itselleen sopivan kokoista ja idearikasta kumppania toteuttamaan ensin Turun Tietoiskuseminaaria. Paikallisena yrityksenä Tapahtumallinen kiinnitti huomion.
”Heidän meininkinsä vakuutti ja ajatuksemme osuivat heti yksiin. Tapahtumallisella on mukava ja rento meno ja siitä huolimatta työ on erittäin ammattimaista. Hommat hoituvat, kuten on ajateltu, ja suunnitelmat ja budjetit pitävät. Lisäksi kemiat osuvat hyvin yhteen”, Tietokeskuksen markkinointipäällikkö Henri Tammenniemi kertoo.
Nyt Tapahtumallisen vastuulla on isojen seminaarien lisäksi esimerkiksi after work -tilaisuuksia ympäri Suomea.
”Ensimmäiset Tietoiskuseminaarit onnistuivat erinomaisesti ja tekemisessä oli hyvä fiilis, joten siitä sitten jatkoimme viime vuoteen ja nyt tähän vuoteen. Kun tuotanto hoituu ammattimaisesti, me pystymme keskittymään asiakastyöhön ja tapahtumien markkinointiin”, Henri sanoo.
Neljä lavaa ja festarimenoa
Tietoiskuseminaarit ovat Tietokeskuksen vuoden isoin yksittäinen markkinointiponnistus, jossa on mukana Suomen ja maailman johtavia it-brändejä.
Tapahtumalliselta Logomossa järjestetyissä tuotannoissa on ollut mukana Henna, Pauliina ja Jerena sekä tarpeen mukaan muita vahvistuksia. Tänä vuonna meidän Tietokeskustiimiä on vahvistettu vielä yhdellä tuottajalla, kun Anna hyppäsi remmiin. Alihankkijoilta on tilattu tekniikkaa, messurakenteita, ohjelmapalveluita, catering ja tilat.
”Valitsemme tarkkaan luotettavia ja laadukkaita alihankkijoita, koska haluamme, että he tarjoavat asiakkaillemme samaa kuin mekin”, Pauliina kertoo.
Catering-palveluista Turun Tietoiskuseminaareissa on vastannut ja vastaa tänäkin vuonna Sunborn Catering. Heidän vastuullaan on mm. messualueen baari sekä kaikki tarjoiluun liittyvät asiat.
”Meillä on kaikki Logomon catering-toiminnot yksinoikeudella ja pääasiassa toimimme Logomossa, mutta teemme jonkin verran cateringia myös muualle.”, Logomon ravintolapäällikkö Anu Ruusuranta kertoo.
Logomon Tietoiskuseminaarin messurakenteet rakentaa Booth Group. Tiskit, seinät ja osastojen matot sekä salin rakenteet ja osastot ovat heidän käsialaansa.
”Teemme messuosastoja ympäri Suomea sekä Eurooppaa. Tietoiskuseminaareihin mukaan päädyimme Tapahtumallisen kautta, sillä rakennamme heille erilaisia tapahtumia. Yhteistyömme alkoi tiiviimmin melko hiljattain ja on toiminut tähän asti oikein hyvin. Aina näissä hommissa tulee jotakin yllättävää, mutta kaikki pystytään aina selvittämään”, messurakentaja Teemu Silmu sanoo.
Turun tapahtuman äänistä, valoista ja tekniikasta huolehtii Bright. Pohjoismaiden johtava tapahtuma-alan yritys työllistää noin 200 vakituista työntekijää.
”Olemme tehneet Tapahtumallisen kanssa paljon erilaisia tapahtumia ja pyöritämme vakituisesti myös Logomon tekniikkapuolta. Logomo on meille tuttu ympäristö ja järjestelyt sujuivat hyvin aikataulussa”, projektipäällikkö Sami Heikkilä kertoo.
Uusi vuosi, uudet ideat
Tietoiskuseminaari järjestettiin viime vuonna Turussa jo yhdennentoista kerran, ja Logomo toimi tapahtuman näyttämönä toisen kerran. Ensi kuussa vuorossa on taas seuraava tapahtuma jälleen Logomossa.
”Vuonna 2019 tapahtumassa oli erikoista se, että loimme Tapahtumallisen kanssa uuden konseptin, jossa toimme suuren osan messuista sisälle yleisötapahtumaan. Halusimme saada kaikki toiminnot yhteen, jotta asiakkaille on tarjolla enemmän hulinaa ympärillä ja siinä myös onnistuimme”, Logomon tuotantojohtaja Petteri ”Pefu” Unkila kuvailee.
Edellisen vuoden kokemusten perusteella tapahtumaa muokattiin yhä toimivammaksi.
”Toisella kierroksella pystyimme tekemään Tietoiskuseminaarista 2.0-version ja se näkyi monessa paikassa. Tilat olivat esimerkiksi paljon suuremmat ja ihmisiä oli enemmän. Tällainen tapahtuma ei voi jumittua paikoilleen ja olla vuodesta toiseen samanlainen. Perusrunko pysyy samana, mutta sen on tarjottava kävijöille aina jotain uutta. Tämän vuoden tapahtumissa on taas odotettavissa uusia tuulia”, Pauliina muistuttaa.
Turun Tietoiskuseminaareissa on kävijöille tarjottu ohjelmaa ja eri puhujia neljässä salissa koko päivän ajan.
”Siis periaatteessa neljä noin sadan hengen seminaaria samanaikaisesti. Ei siis niin, että 500 ihmistä istuu yhdessä salissa koko päivän, vaan meillä on ollut tarjolla neljä vaihtoehtoa, joista kävijät ovat saaneet itse valita, minkä puhujan he halusivat käydä katsomassa. Tapahtuma on ollut vähän kuin Tietokeskuksen omat festarit, mutta bändien sijaan siellä on puhujia”, tuotantotiimi kiteyttää.
Tietoiskuseminaariprojektit ovat Tapahtumallisen ja tuotantotiimin mittapuulla isohkoja ponnistuksia.
”Olen ollut 3 vuotta Tapahtumallisella. Vuoden 2019 Turun tietoiskuseminaari oli minulle isoin ja ammatillisesti haastavin tuotanto siihen mennessä. Toimin tuolloin tapahtuman vastaavan tuottajan saappaissa. Viime kevään mielekkään, mutta haastavan projektin muistan varmasti vielä eläkeläisenä kiikkustuolissa. Sittemmin olen siirtynyt Tapahtumallisella vastaamaan avainasiakkuuksista ja saanut hoidettavakseni myös Tietokeskuksen asiakkuuden, mistä olen superinnoissani. Hyvän tiimin kanssa on mahtavaa ideoida ja toteuttaa aina vaan uusia upeita projekteja”, Pauliina kuvailee.
Näiden kokemusten kanssa on jälleen hyvä jatkaa eteenpäin kohti tämän vuoden Tietoiskuseminaareja!
Katso alta vielä video viime vuoden toteutuksesta Logomossa.
